Devis d'équipement de magasin : un document pour l'ensemble du projet

Comment calculer l'équipement d'un magasin entier : zones, articles avec quantités, lots communs pour des produits identiques, coûts totaux, marge, approbation avec gel des prix, scénarios et proposition au client.

Une commande d'équipement de magasin ne concerne pas un seul article, mais une centaine : des étagères dans la salle de vente, un comptoir de caisse, des cintres dans les cabines d'essayage, des présentoirs en vitrine. La même étagère se trouve dans trois zones, et chaque zone a sa propre quantité.

Calculer cela dans un tableau est long et risqué. Le devis d'équipement de magasin rassemble tout dans un seul document, où chaque somme a une origine et rien ne sera perdu.

Où le trouver

Ouvrez Costing Studio et cliquez sur la section Magasin dans la barre de sections. L'adresse se termine par …/erp/pricing/costing?tab=store.

L'idée principale en quatre phrases

Sous le titre de la section, il est décrit comment elle est organisée. Ces quatre règles doivent être comprises avant de commencer le travail.

Zones → articles. Le magasin est divisé en zones, chaque zone contient des articles : produits avec des quantités.
Chaque article est un calcul de produit vérifié. Le prix n'est pas saisi manuellement, mais provient d'un calcul prêt à l'emploi.
Les articles identiques de différentes zones sont comptés comme un seul lot. Vingt étagères dans la salle et dix dans l'entrepôt constituent un lot de trente, et le prix unitaire sera inférieur à celui de deux lots distincts.
Les articles sans calcul sont visibles et ne sont pas inclus dans le total. Le système n'invente pas de prix et ne cache pas les lacunes.

Il y a une cinquième règle : l'approbation gèle les prix. Après cela, le devis ne changera pas, même si le prix du métal augmente demain.

Cinq étapes

La section elle-même montre l'ordre de travail avec cinq cartes numérotées.

Étape 1. Préparez les calculs des produits

Étagère, comptoir, cintre. Chaque produit qui entrera dans le devis doit avoir son propre calcul.

Il existe deux façons de le faire, et les deux sont accessibles via des boutons sur cette page :

Devis rapide (avec photo) — s'il n'y a qu'une photo ou un croquis ;
Calculs (Calculations) — s'il y a un modèle ou une description précise.

Il n'est pas nécessaire d'avoir tous les calculs avant de commencer. Vous pouvez établir le devis, puis calculer les éléments manquants.

Étape 2. Créez le devis, les zones et les articles

Remplissez le nom du magasin ou du projet (par exemple, « Magasin Cracovie, Centre Commercial ») et le client, puis cliquez sur Nouveau devis de magasin (New store estimate).

Ensuite, ajoutez des zones : salle de vente, caisse, cabines d'essayage, vitrine, entrepôt. Dans chaque zone, ajoutez des articles avec des quantités.

Les articles peuvent être saisis de deux manières :

manuellement, un par un ;
à partir d'un fichier Excel ou CSV. Si le client a envoyé une liste sous forme de tableau, il n'est pas nécessaire de la retaper.

Les zones ne sont pas seulement utiles pour l'ordre. Le client demande souvent : « Combien coûte seulement la caisse ? » Avec les zones, la réponse est prête.

Étape 3. Calculez les lots

Le système regroupe les articles identiques de toutes les zones et les calcule comme un seul lot. Cela reflète fidèlement la production : la machine est configurée une seule fois pour la quantité totale.

Si les calculs ne sont pas encore disponibles pour certains articles, ils sont marqués séparément. Ils peuvent être calculés en un clic directement à partir d'ici.

Tant qu'au moins un article n'a pas de prix, le montant total est incomplet, et le système l'indique clairement.

Étape 4. Ajoutez les frais généraux et approuvez

Il y a des dépenses qui concernent l'ensemble du projet, et non un article spécifique :

transport ;
installation ;
marge ;
taxe.

Elles sont ajoutées au niveau du devis.

Lorsque tout est prêt, le devis est approuvé. À partir de ce moment, les prix sont gelés : le devis conserve tous les chiffres tels qu'ils étaient, et il peut toujours être reproduit.

Pourquoi geler les prix ? Des mois peuvent s'écouler entre le devis et le début des travaux. Si pendant ce temps le prix d'une feuille de métal a changé et que le devis a « fluctué » avec elle, vous ne pourrez pas expliquer au client pourquoi le montant est différent.

Étape 5. Scénarios et proposition

Le client demande presque toujours : « Et si c'était moins cher ? » ou « Et si c'était mieux ? ».

Le devis peut être divisé en scénarios. Par exemple, une version économique avec des matériaux plus simples et une version premium avec des matériaux plus chers. Ils sont affichés côte à côte, et la différence est visible.

À partir du scénario choisi, un document pour le client est généré — une proposition. Le client la reçoit et prend une décision.

Versions

Le devis a des versions. Le client a demandé de retirer la vitrine et d'ajouter une caisse supplémentaire ? Une nouvelle version est créée, et la précédente est conservée.

Deux versions peuvent être comparées : ce qui a été ajouté, ce qui a été retiré, comment le montant a changé.

Ainsi, vous avez toujours une réponse à la question « qu'y avait-il dans la première version ? ».

Recalcul

Si les prix des matériaux ont été mis à jour et que le devis n'a pas encore été approuvé, il peut être recalculé avec les nouveaux prix. Un devis approuvé n'est pas recalculé : c'est précisément pour cela qu'il est gelé. Pour mettre à jour les prix dans un devis approuvé, créez une nouvelle version.

Comment cela est-il lié au reste

Costing Studio fournit les prix, les taux et les modèles de temps à partir desquels chaque calcul est effectué.
Demandes clients (Client requests) — la proposition y est envoyée, et il est possible de voir si le client l'a ouverte.
Commandes de production (Production orders) sont créées à partir du devis approuvé, lorsque le client a dit « oui ».

Ordre de travail typique

Recevez du client la liste des équipements par zone.
Créez un devis avec le nom du projet et le client.
Importez la liste à partir d'un fichier ou saisissez-la manuellement.
Calculez les éléments manquants.
Vérifiez qu'aucun article n'est resté sans prix.
Ajoutez le transport, l'installation, la marge et la taxe.
Si nécessaire, créez des scénarios économique et premium.
Approuvez le devis.
Générez et envoyez la proposition.

Questions fréquentes

Le montant total est inférieur à ce que j'attendais

Vérifiez s'il n'y a pas d'articles sans calcul. Ils ne sont pas inclus dans le total et sont affichés séparément.

Pourquoi la même étagère dans deux zones a-t-elle le même prix unitaire ?

Parce qu'elle est comptée comme un seul lot pour la quantité totale. C'est plus avantageux que de compter les zones séparément.

Le client a modifié la liste après approbation

Créez une nouvelle version du devis. La version approuvée restera dans l'historique.

Les prix des matériaux ont changé, mais pas le devis

Il est approuvé, et l'approbation gèle les prix. Pour les nouveaux prix, une nouvelle version est nécessaire.

Est-il possible de télécharger la liste à partir du tableau du client ?

Oui, à partir d'un fichier Excel ou CSV. Vérifiez après l'importation que tous les articles sont bien mappés avec vos produits.