Scénario : de la demande client à l'offre de prix
Un exemple complet pour un responsable commercial : le client envoie une photo ou un modèle, vous estimez le coût, vérifiez la fiabilité du prix et du délai, puis envoyez une offre.
Ce scénario décrit un cas spécifique du début à la fin. Un client a envoyé un e-mail : « J'ai besoin de vingt étagères comme celle-ci, photo ci-jointe. Quel est le prix et quand sera-ce prêt ? »
L'objectif est de répondre le jour même avec un prix auquel vous faites confiance et un délai que l'usine pourra réellement respecter.
Le scénario couvre quatre pages. Chaque page fait l'objet d'un article détaillé distinct, et cet article montre comment elles fonctionnent ensemble.
Ce qui doit être prêt à l'avance
Le scénario fonctionnera si le système dispose déjà des bases :
- Prix des matériaux à partir desquels vous fabriquez les produits ;
- Taux horaires des personnes et des machines ;
- Itinéraires avec des normes de temps.
Si l'un de ces éléments manque, l'estimation sera quand même calculée, mais basée sur des hypothèses, et le système le signalera honnêtement. La base est configurée dans Costing Studio.
Étape 1. Créer une demande
Ouvrez Demandes clients et cliquez sur Nouvelle demande. Ajoutez ce que le client a envoyé : une photo, une description, et si disponible, un fichier de modèle ou un dessin. Indiquez la quantité et le contact du client.
La demande apparaîtra à l'étape « Nouveau ».
Remplissez le contact immédiatement. Une demande « Sans nom » sera oubliée une semaine plus tard.
Étape 2. Obtenir la conception
Le chemin suivant dépend de ce que vous avez.
Seulement une photo. Le système lance une estimation rapide. L'assistant suggère la composition du produit : combien de montants, d'étagères, de quel profil et de quelle tôle. Vous corrigez s'il y a une erreur, et le système construit un modèle 3D.
Un modèle est disponible. Il est décomposé en pièces de la même manière que dans l'importation 3D. C'est plus précis et plus rapide.
Un dessin sur papier est disponible. Les pièces simples de profil seront traitées par la reconnaissance de dessins.
À cette étape, ne cherchez pas la précision au millimètre près. Vous avez besoin d'une liste de pièces suffisante pour le prix. La conception exacte sera convenue après que le client aura dit « oui ».
Étape 3. Calculer le coût
Le système calcule le coût de revient à partir de vos données : matériau aux prix des fournisseurs, temps d'opération selon les modèles de temps, main-d'œuvre et machines aux taux horaires, plus les frais généraux et la réserve pour les défauts.
Calculez plusieurs quantités à la fois, par exemple 10, 20 et 50 pièces. Le client demande souvent « et si c'est plus ? », et il est bon d'avoir une réponse à l'avance.
La demande passera à l'étape « Estimé », et le prix apparaîtra dans la colonne « Offre ».
Étape 4. Vérifier la fiabilité du prix
C'est l'étape la plus souvent ignorée, et à tort. Ouvrez l'estimation dans Manufacturing Advisor.
Examinez trois choses.
Ligne jaune en haut. Si elle indique que le prix n'est pas encore prêt pour une offre client, une partie des prix est basée sur des hypothèses. Confirmez-les.
Part du coût sur les prix non confirmés. Si elle est élevée, appelez le fournisseur et clarifiez le prix du matériau principal. Un seul appel suffit généralement.
Structure du coût de revient. Si le matériau représente la moitié du prix, son prix doit être connu avec précision. Si la main-d'œuvre prédomine, vérifiez les normes de temps.
Consultez également le bloc de conseils. Parfois, le système trouve un itinéraire moins cher, ce qui vous donne une marge de manœuvre pour une réduction.
Étape 5. Vérifier le délai
Dans le même conseiller, ouvrez l'onglet « Capacité et délai ». Indiquez la date souhaitée par le client et vérifiez si l'usine peut respecter ce délai compte tenu de ce qui est déjà planifié.
Le système affichera la date la plus tôt possible et une date sûre. Indiquez la date sûre au client.
Si le client demande plus tôt que l'usine ne peut livrer, vous verrez immédiatement ce qui limite : quelle machine est surchargée. C'est déjà un sujet de discussion avec la production, et non une supposition.
Étape 6. Formuler et envoyer l'offre
Retournez à la demande. Décidez quel prix proposer : calculé, arrondi ou avec une réduction. Formulez l'offre et envoyez le lien au client.
Via le lien, le client voit le produit, le prix, les options de quantité et les conditions. Il peut accepter, demander des modifications ou poser des questions.
La demande passera à l'étape « Envoyé ».
Étape 7. Suivre la réponse
Dans le tableau des demandes, il y a une colonne « Offre ouverte ». Elle indique si le client a ouvert l'offre et combien de fois.
- Non ouvert. Après un jour ou deux, rappelez-vous. L'e-mail a peut-être été perdu.
- Ouvert et silencieux. Il réfléchit ou compare. C'est le moment d'appeler.
- A demandé des modifications. La demande passera à l'étape correspondante. Apportez les modifications et envoyez une nouvelle version.
- Accepté. Passez à l'étape suivante.
Étape 8. Transférer à la production
La demande acceptée est transférée à la production. Un brouillon de commande de production est créé à partir de celle-ci avec la même conception et la même quantité que celles vues par le client.
Ensuite, un autre scénario commence : de la commande au produit fini.
Combien de temps cela prend-il
Pour un produit simple à partir d'une photo, tout le processus, de la demande à l'offre envoyée, tient en une journée de travail, et avec une base bien établie, en quelques heures. Le plus long n'est pas le calcul, mais les clarifications : appel au fournisseur, questions au client.
Erreurs typiques
Envoi du prix sans tenir compte des avertissements
Si l'assistant indique que le prix est basé sur des hypothèses et que vous l'avez quand même envoyé, le risque vous incombe. Confirmez au moins le prix du matériau principal.
Indiquer la date la plus tôt au lieu de la date sûre
La date la plus tôt n'est réaliste que si tout se passe parfaitement. C'est rarement le cas.
Calculer une seule quantité
Le client demandera une réduction pour un volume plus important, et vous devrez recalculer. Calculez immédiatement trois quantités.
Oublier la demande après l'envoi
La colonne « Offre ouverte » existe précisément pour cela. Vérifiez l'étape « Envoyé » tous les jours.