Demandes clients : du premier contact au lancement en production

Un client a envoyé une photo, un dessin ou simplement une description et attend un prix. La rapidité et la précision de votre réponse détermineront si la commande sera passée.

La page « Demandes clients » est l'espace de travail du responsable des ventes. Elle affiche toutes les demandes, leur étape actuelle et les actions à entreprendre. Une demande y suit tout son parcours : de la première lettre au lancement en production.

Où trouver la page

Dans le menu latéral, ouvrez la section Tarification et l'élément Demandes clients. L'adresse de la page se termine par …/erp/sales/requests.

Sept étapes

Sous le titre se trouve une rangée de boutons représentant les étapes et le nombre de demandes pour chacune. Cliquer sur une étape n'affiche que les demandes correspondantes, et le bouton Tout supprime le filtre.

• Nouveau — la demande vient d'arriver, personne ne s'en est encore occupé.
• Évalué — le coût de revient et le prix ont été calculés, mais rien n'a encore été envoyé au client.
• Envoyé — la proposition a été envoyée, nous attendons une réponse.
• Chez le concepteur — un travail de conception est nécessaire : affiner le modèle, les dimensions ou les matériaux.
• Modifications — le client a demandé des changements.
• En production — le client a accepté, la commande a été transmise à l'atelier.
• Perdu — le client a refusé.

Les chiffres de cette ligne constituent le rapport le plus concis sur l'état des ventes. Beaucoup de demandes en « Nouveau » signifie que vous n'arrivez pas à répondre. Beaucoup en « Envoyé » et peu en « En production » signifie que les propositions ne sont pas convaincantes.

Recherche et vues

Le champ de recherche permet de rechercher par nom, téléphone, adresse e-mail ou code de demande.

Le sélecteur de vues propose cinq options :

• Tableau — toutes les données en lignes, la vue la plus dense ;
• Liste — sous forme de cartes, pratique depuis un téléphone ;
• Kanban — colonnes par étapes, montre où il y a un goulot d'étranglement ;
• Gantt — demandes sur une échelle de temps avec des délais ;
• Concepteurs — qui parmi les concepteurs est occupé par quoi.

Le bouton Colonnes permet de choisir les colonnes à afficher dans le tableau.

Tableau des demandes

Chaque ligne représente une demande. Colonnes :

• Demande — nom du produit, code de la demande (par exemple REQ-261005-004) et nombre de pièces.
• Client — qui a contacté. « Sans nom » signifie que le contact n'a pas encore été renseigné.
• Étape — l'une des sept étapes.
• Quantité — combien de produits sont nécessaires.
• Proposition — prix calculé.
• Prix envoyé au client — ce que le client a vu, par unité, hors taxes.
• Offre ouverte — si le client a ouvert la proposition et combien de fois.
• Délai — date limite pour la réponse ou le produit.
• Responsable — qui gère la demande.
• Mis à jour — dernière modification.

Deux colonnes de prix

Le prix calculé et le prix envoyé au client sont délibérément séparés. Le premier est votre calcul interne. Le second est ce que vous avez décidé de proposer. Il peut y avoir une remise, un arrondi ou une décision de la direction entre les deux.

Colonne « Offre ouverte »

La proposition est envoyée au client via un lien. Le système détecte quand le client l'a ouverte et l'affiche dans le tableau, par exemple « Ouvert 2× ».

C'est un indice utile pour le responsable. Le client a ouvert la proposition deux fois et ne répond pas ? C'est le moment d'appeler. Il ne l'a pas ouverte du tout ? Peut-être que l'e-mail est tombé dans les spams.

Comment créer une demande

Cliquez sur Nouvelle demande en haut à droite. Une demande peut être initiée à partir de ce qui est disponible : une photo, un croquis, une description textuelle, un fichier de modèle ou un dessin.

Le système vous guide ensuite :

1. à partir d'une photo ou d'une description, une conception préliminaire et une liste de pièces sont établies ;
2. le coût de revient est calculé en fonction de vos matériaux, normes et tarifs ;
3. une proposition est générée ;
4. le client reçoit un lien où il peut voir le produit, le prix et répondre.

Les demandes peuvent également arriver automatiquement : depuis le studio public de votre site web, où le client conçoit le produit lui-même.

Ce que voit le client

Via le lien, le client ouvre la page de la proposition : image ou modèle 3D du produit, prix, options et conditions. Il peut accepter, demander des modifications ou poser des questions. Sa réponse est renvoyée à votre demande et modifie l'étape.

Si le client demande des modifications, la demande passe à l'étape « Modifications », et si un travail de conception est nécessaire, à l'étape « Chez le concepteur ».

Transfert en production

Lorsque le client a accepté, la demande est transférée en production. Une ébauche de commande de fabrication est créée à partir de celle-ci, avec la même conception que celle que le client a vue.

Cela élimine la rupture la plus dangereuse : entre ce qui a été vendu et ce qui a commencé à être produit. L'atelier reçoit exactement le modèle et la quantité convenus.

Ordre de travail typique pour un responsable

1. Le matin, ouvrez Demandes clients et cliquez sur l'étape Nouveau.
2. Pour chaque nouvelle demande, effectuez une évaluation.
3. Vérifiez le prix, ajustez si nécessaire et envoyez la proposition.
4. Examinez l'étape Envoyé : qui a ouvert la proposition et qui ne l'a pas fait.
5. Appelez ceux qui ont ouvert et ne répondent pas.
6. Traitez l'étape Modifications.
7. Transférez les demandes acceptées en production.

Questions fréquentes

La colonne « Client » affiche « Sans nom »

Le contact client n'a pas été renseigné. Ouvrez la demande et ajoutez le nom, le téléphone ou l'adresse e-mail.

Le prix dans la colonne « Proposition » est vide

La demande n'a pas encore été évaluée. Effectuez une évaluation et le prix apparaîtra.

Pourquoi « Offre ouverte » indique-t-il « non envoyée » ?

La proposition n'a pas encore été envoyée au client. L'indicateur d'ouverture n'apparaît qu'après l'envoi.

Est-il possible de récupérer une demande de l'étape « Perdu » ?

Oui. Si le client change d'avis, la demande peut être reprise.

Quelle est la différence entre une demande et une commande de fabrication ?

Une demande est une vente : ce que le client veut et à quel prix. Une commande de fabrication est une exécution : ce que l'atelier fait et quand. Une commande apparaît à partir d'une demande après accord.

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