Scenariusz: od zapytania klienta do oferty cenowej
Kompletny przykład dla menedżera sprzedaży: klient wysyła zdjęcie lub model, Ty wyceniasz koszt, sprawdzasz wiarygodność ceny i terminu, a następnie wysyłasz ofertę.
Ten scenariusz przedstawia jeden konkretny przypadek od początku do końca. Klient wysłał wiadomość: „Potrzebuję dwudziestu takich regałów, załączam zdjęcie. Ile to kosztuje i kiedy będzie gotowe?”
Celem jest odpowiedź tego samego dnia z ceną, której sam ufasz, i terminem, którego fabryka faktycznie dotrzyma.
Scenariusz dotyczy czterech stron. Dla każdej z nich istnieje osobny, szczegółowy artykuł, a tutaj pokazano, jak one współpracują.
Co musi być gotowe z wyprzedzeniem
Scenariusz zadziała, jeśli system ma już podstawy:
- ceny materiałów, z których wytwarzasz produkty;
- stawki ludzi i maszyn;
- trasy z normami czasowymi.
Jeśli czegoś z tego brakuje, wycena i tak zostanie obliczona, ale na podstawie założeń, a system uczciwie o tym poinformuje. Podstawy konfiguruje się w Costing Studio.
Krok 1. Utwórz zapytanie
Otwórz Zapytania klientów i kliknij Nowe zapytanie. Dodaj to, co wysłał klient: zdjęcie, opis, a jeśli jest – plik modelu lub rysunek. Podaj ilość i dane kontaktowe klienta.
Zapytanie pojawi się na etapie „Nowe”.
Wypełnij dane kontaktowe od razu. Zapytanie „Bez nazwy” po tygodniu nikt nie będzie pamiętał.
Krok 2. Uzyskaj konstrukcję
Dalsza ścieżka zależy od tego, co posiadasz.
Masz tylko zdjęcie. System uruchamia szybką wycenę. Asystent proponuje, z czego składa się produkt: ile słupków, półek, z jakiego profilu i blachy. Poprawiasz, jeśli się pomylił, a system buduje model 3D.
Masz model. Jest on rozkładany na części tak samo, jak w imporcie 3D. Jest to dokładniejsze i szybsze.
Masz rysunek na papierze. Proste części z profilu zostaną rozpoznane przez system rozpoznawania rysunków.
Na tym etapie nie dąż do dokładności co do milimetra. Potrzebujesz listy części wystarczającej do wyceny. Dokładna konstrukcja zostanie uzgodniona po tym, jak klient powie „tak”.
Krok 3. Oblicz koszt
System oblicza koszt własny na podstawie Twoich danych: materiał według cen dostawców, czas operacji według modeli czasu, praca i maszyny według stawek, plus koszty ogólne i rezerwa na braki.
Oblicz kilka ilości od razu, na przykład 10, 20 i 50 sztuk. Klient często pyta „a jeśli więcej?”, i dobrze jest mieć odpowiedź z góry.
Zapytanie przejdzie na etap „Ocenione”, a w kolumnie „Oferta” pojawi się cena.
Krok 4. Sprawdź, czy możesz ufać cenie
To krok, który najczęściej jest pomijany, i to na próżno. Otwórz wycenę w Manufacturing Advisor.
Spójrz na trzy rzeczy.
Żółty pasek u góry. Jeśli napisano, że wycena nie jest jeszcze gotowa do oferty dla klienta, część cen jest założeniami. Potwierdź je.
Udział kosztów w niepotwierdzonych cenach. Jeśli jest wysoki, zadzwoń do dostawcy i upewnij się co do ceny głównego materiału. Zazwyczaj wystarczy jeden telefon.
Struktura kosztu własnego. Jeśli materiał stanowi połowę ceny, to właśnie jego cenę trzeba znać dokładnie. Jeśli przeważa praca, sprawdź normy czasowe.
Przejrzyj również blok porad. Czasami system znajduje tańszą trasę, co daje Ci pole do negocjacji rabatu.
Krok 5. Sprawdź termin
W tym samym doradcy otwórz zakładkę „Zdolności produkcyjne i termin”. Wskaż datę, którą chce klient, i sprawdź, czy fabryka zdąży, biorąc pod uwagę już zaplanowane prace.
System pokaże najwcześniejszą możliwą datę i bezpieczną datę. Klientowi podaj bezpieczną.
Jeśli klient prosi o termin wcześniejszy niż fabryka jest w stanie zrealizować, od razu widać, co ogranicza: która maszyna jest przeciążona. To już jest temat do rozmowy z produkcją, a nie domysły.
Krok 6. Sformułuj i wyślij ofertę
Wróć do zapytania. Zdecyduj, jaką cenę zaoferować: obliczoną, zaokrągloną lub z rabatem. Sformułuj ofertę i wyślij klientowi link.
Pod linkiem klient widzi produkt, cenę, warianty ilości i warunki. Może się zgodzić, poprosić o poprawki lub zadać pytania.
Zapytanie przejdzie na etap „Wysłano”.
Krok 7. Monitoruj odpowiedź
W tabeli zapytań znajduje się kolumna „Ofertę otwarto”. Pokazuje ona, czy klient otworzył ofertę i ile razy.
- Nie otworzył. Po dniu lub dwóch przypomnij o sobie. Być może wiadomość zaginęła.
- Otworzył i milczy. Myśli lub porównuje. To dobry moment, aby zadzwonić.
- Poprosił o poprawki. Zapytanie przejdzie na odpowiedni etap. Wprowadź zmiany i wyślij nową wersję.
- Zgodził się. Przejdź do następnego kroku.
Krok 8. Przekaż do produkcji
Uzgadniane zapytanie jest przekazywane do produkcji. Na jego podstawie tworzony jest szkic zlecenia produkcyjnego z tą samą konstrukcją i ilością, które widział klient.
Dalej rozpoczyna się inny scenariusz: od zamówienia do gotowego produktu.
Ile to zajmuje czasu
Dla prostego produktu ze zdjęcia cała droga od zapytania do wysłanej oferty mieści się w jednym dniu roboczym, a przy dobrze skonfigurowanych podstawach – w kilka godzin. Najwięcej czasu zajmuje nie kalkulacja, lecz doprecyzowanie: telefon do dostawcy, pytania do klienta.
Typowe błędy
Wysłałeś cenę, nie patrząc na ostrzeżenia
Jeśli doradca mówi, że cena opiera się na założeniach, a Ty i tak ją wysłałeś, ryzyko spoczywa na Tobie. Potwierdź przynajmniej cenę głównego materiału.
Podałeś najwcześniejszą datę zamiast bezpiecznej
Najwcześniejsza data jest realna tylko wtedy, gdy wszystko pójdzie idealnie. Tak bywa rzadko.
Obliczyłeś tylko jedną ilość
Klient poprosi o rabat za większą ilość, a Ty będziesz musiał liczyć od nowa. Od razu oblicz trzy ilości.
Zapomniałeś o zapytaniu po wysłaniu
Kolumna „Ofertę otwarto” istnieje właśnie po to. Przeglądaj etap „Wysłano” codziennie.