Kundenanfragen: Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Produktion

Der Arbeitsplatz des Vertriebsmitarbeiters: Alle Anfragen auf einem Bildschirm, sieben Phasen, Bewertung, Angebot mit Link für den Kunden, Verfolgung, ob der Kunde es geöffnet hat, und Übergabe an die Produktion.

Der Kunde hat ein Foto, eine Zeichnung oder einfach eine Beschreibung gesendet und wartet auf einen Preis. Ob eine Bestellung zustande kommt, hängt davon ab, wie schnell und präzise Sie antworten.

Die Seite „Kundenanfragen“ ist der Arbeitsplatz des Vertriebsmitarbeiters. Sie zeigt alle Anfragen, in welcher Phase sich jede befindet und was als Nächstes damit zu tun ist. Eine Anfrage durchläuft hier den gesamten Weg: vom ersten Brief bis zur Produktion.

Wo finde ich die Seite?

Öffnen Sie im Seitenmenü den Abschnitt Preise und den Punkt Kundenanfragen. Die Seitenadresse endet auf …/erp/sales/requests.

Sieben Phasen

Unter der Überschrift befindet sich eine Reihe von Schaltflächen mit den Phasen und der Anzahl der Anfragen in jeder Phase. Ein Klick auf eine Phase zeigt nur deren Anfragen an, und die Schaltfläche Alle (All) entfernt den Filter.

Neu (New) – Die Anfrage ist gerade eingegangen, niemand hat sich bisher darum gekümmert.
Bewertet (Evaluated) – Die Selbstkosten und der Preis wurden berechnet, aber dem Kunden wurde noch nichts zugesandt.
Gesendet (Sent) – Das Angebot wurde verschickt, wir warten auf eine Antwort.
Beim Konstrukteur (In design) – Die Arbeit des Konstrukteurs ist erforderlich: Modell, Abmessungen oder Materialien klären.
Korrekturen (Revisions) – Der Kunde hat um Änderungen gebeten.
In Produktion (In production) – Der Kunde hat zugestimmt, die Bestellung wurde an die Werkstatt übergeben.
Verloren (Lost) – Der Kunde hat abgelehnt.

Die Zahlen in dieser Zeile sind der kürzeste Bericht über den Verkaufsstatus. Viele Anfragen unter „Neu“ bedeuten, dass Sie mit der Beantwortung nicht nachkommen. Viele unter „Gesendet“ und wenige unter „In Produktion“ bedeuten, dass die Angebote nicht überzeugen.

Suche und Ansichten

Das Suchfeld sucht nach Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Anfragecode.

Der Ansichtsumschalter bietet fünf Optionen:

Tabelle (Table) – Alle Daten zeilenweise, die kompakteste Ansicht;
Liste (List) – Als Karten, praktisch für das Telefon;
Kanban (Kanban) – Spalten nach Phasen, zeigt, wo sich etwas angesammelt hat;
Gantt (Gantt) – Anfragen auf einer Zeitleiste mit Fristen;
Konstrukteure (Designers) – Wer von den Konstrukteuren womit beschäftigt ist.

Die Schaltfläche Spalten (Columns) ermöglicht die Auswahl, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden sollen.

Anfragetabelle

Jede Zeile ist eine Anfrage. Spalten:

Anfrage (Request) – Name des Produkts, Anfragecode (z. B. REQ-261005-004) und Anzahl der Teile darin.
Kunde (Client) – Wer hat sich gemeldet. „Ohne Namen“ bedeutet, dass der Kontakt noch nicht ausgefüllt wurde.
Phase (Stage) – Eine der sieben Phasen.
Anzahl (Quantity) – Wie viele Produkte benötigt werden.
Angebot (Offer) – Der berechnete Preis.
An den Kunden gesendeter Preis (Price sent to client) – Was der Kunde genau gesehen hat, pro Stück, ohne Steuern.
Angebot geöffnet (Offer opened) – Ob der Kunde das Angebot geöffnet hat und wie oft.
Frist (Deadline) – Bis zu welchem Datum eine Antwort oder das Produkt benötigt wird.
Verantwortlich (Responsible) – Wer die Anfrage bearbeitet.
Aktualisiert (Updated) – Wann zuletzt etwas geändert wurde.

Zwei Spalten mit dem Preis

Der berechnete Preis und der an den Kunden gesendete Preis sind bewusst getrennt. Der erste ist Ihre interne Berechnung. Der zweite ist das, was Sie anbieten möchten. Dazwischen können ein Rabatt, eine Rundung oder eine Entscheidung der Geschäftsleitung liegen.

Spalte „Angebot geöffnet“

Das Angebot wird dem Kunden per Link zugesandt. Das System erkennt, wann der Kunde es geöffnet hat, und zeigt dies in der Tabelle an, z. B. „2x geöffnet“.

Dies ist ein nützlicher Hinweis für den Manager. Der Kunde hat das Angebot zweimal geöffnet und schweigt? Es ist Zeit anzurufen. Gar nicht geöffnet? Vielleicht ist die E-Mail im Spam gelandet.

Wie man eine Anfrage erstellt

Klicken Sie oben rechts auf Neue Anfrage (New request). Eine Anfrage kann mit dem begonnen werden, was vorhanden ist: Foto, Skizze, Beschreibung in Worten, Modelldatei oder Zeichnung.

Danach hilft das System, den Weg zu gehen:

Aus einem Foto oder einer Beschreibung wird eine vorläufige Konstruktion und eine Teileliste erstellt;
Die Selbstkosten werden anhand Ihrer Materialien, Normen und Sätze berechnet;
Ein Angebot wird erstellt;
Der Kunde erhält einen Link, wo er das Produkt, den Preis sieht und antworten kann.

Anfragen kommen auch von selbst: aus dem öffentlichen Studio auf Ihrer Website, wo der Kunde das Produkt selbst entwirft.

Was der Kunde sieht

Über den Link öffnet der Kunde die Angebotsseite: Bild oder 3D-Modell des Produkts, Preis, Optionen und Bedingungen. Er kann zustimmen, Änderungen anfordern oder Fragen stellen. Seine Antwort geht an Ihre Anfrage zurück und ändert die Phase.

Wenn der Kunde Änderungen anfordert, wechselt die Anfrage in die Phase „Korrekturen“ (Revisions), und wenn die Arbeit des Konstrukteurs erforderlich ist, in die Phase „Beim Konstrukteur“ (In design).

Übergabe an die Produktion

Wenn der Kunde zugestimmt hat, wird die Anfrage an die Produktion übergeben. Daraus wird ein Entwurf eines Fertigungsauftrags mit derselben Konstruktion erstellt, die der Kunde gesehen hat.

So verschwindet die gefährlichste Lücke: zwischen dem, was verkauft wurde, und dem, was begonnen wurde zu produzieren. Die Werkstatt erhält genau das Modell und die Menge, die vereinbart wurden.

Typischer Arbeitsablauf eines Managers

Öffnen Sie morgens Kundenanfragen (Client requests) und klicken Sie auf die Phase Neu (New).
Für jede neue Anfrage eine Bewertung vornehmen.
Den Preis überprüfen, bei Bedarf anpassen und das Angebot senden.
Die Phase Gesendet (Sent) überprüfen: Wer hat das Angebot geöffnet und wer nicht.
Diejenigen anrufen, die geöffnet haben und schweigen.
Die Phase Korrekturen (Revisions) bearbeiten.
Genehmigte Anfragen an die Produktion übergeben.

Häufig gestellte Fragen

In der Spalte „Kunde“ (Client) steht „Ohne Namen“ (No name)

Der Kundenkontakt ist nicht ausgefüllt. Öffnen Sie die Anfrage und fügen Sie Namen, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hinzu.

Der Preis in der Spalte „Angebot“ (Offer) ist leer

Die Anfrage wurde noch nicht bewertet. Führen Sie eine Bewertung durch, und der Preis wird angezeigt.

Warum zeigt „Angebot geöffnet“ (Offer opened) „nicht gesendet“ (not sent) an?

Das Angebot wurde dem Kunden noch nicht zugesandt. Die Markierung für das Öffnen erscheint erst nach dem Versand.

Kann eine Anfrage aus der Phase „Verloren“ (Lost) zurückgeholt werden?

Ja. Wenn der Kunde seine Meinung geändert hat, kann die Anfrage wieder in Bearbeitung genommen werden.

Was unterscheidet eine Anfrage von einem Fertigungsauftrag?

Eine Anfrage ist ein Verkauf: Was der Kunde will und zu welchem Preis. Ein Fertigungsauftrag ist die Ausführung: Was und wann die Werkstatt etwas herstellt. Ein Auftrag entsteht aus einer Anfrage nach Genehmigung.